Fernando Flores
Tenemos ahora algunos elementos para armar nuestra investigación. Una organización es el lugar donde se producen conversaciones. Las conversaciones son fenómenos sociales en los cuales se realiza un trabajo, esto es, se toman acciones, se hacen juicios y se abren y cierran posibilidades.
No obstante, las conversaciones tendrán lugar con o sin organizaciones. ¿Qué diferencias existen entre organizaciones y conversaciones? Ya hemos empezado a dar nuestra respuesta a esta pregunta al declarar que las organizaciones son fenómenos políticos. Las organizaciones en sí son el producto de nuestras conversaciones sobre cómo tendremos conversaciones acerca de la posibilidad de realizar determinadas acciones. Las organizaciones son producto de nuestras conversaciones sobre cómo tendremos conversaciones acerca del contexto social: instituciones, oficinas, reglamentos etc. Dentro del cual sostendremos conversaciones.
¿El sentido que nos permite saber qué conversaciones son políticas es obvio? Ciertos términos políticos, familiares, tales como democracia, socialismo, monarquía, etc. demarcan posiciones que uno puede tomar, las orientaciones globales hacia las conversaciones organizativas.
Al comprender cada uno de estos términos, escuchamos declaraciones de quién puede hablar y cuándo, de modo que sus palabras transmitan la fuerza de la acción; de quién puede actuar y cuándo; de quiénes pueden participar en tipos especiales de conversaciones referentes a la propiedad, al derecho, etc. Al adoptar estas posiciones, esto es, al hacer declaraciones sobre cómo deberá proseguir la conversación, nosotros producimos los arreglos sociales esenciales para las conversaciones que tendremos. Antes de continuar, debemos prestar atención al hecho de que todos nosotros ya somos participantes en esas “conversaciones políticas”. Hemos heredado declaraciones ya hechas sobre la forma en que sucederán las conversaciones en nuestra sociedad. Incluso, cuando nuestra tarea es producir una organización nueva, vale decir, una nueva empresa o incluso una organización política del Estado enteramente nueva, nosotros sólo nos volvemos a unir a una conversación en la cual ya hemos participado en calidad de escuchadores. De este modo el diseño de las organizaciones nunca resulta totalmente nuevo.
Las atribuciones del cargo
Observemos ahora algunas de las dimensiones de una “conversación“ política. Una de las dimensiones de toda conversación política sería la de atribuciones del cargo. Tradicionalmente, entendemos a éstas como la conversación sobre los derechos especiales concedidos a personas específicas (o a personas que ocupan un cargo específico) que tienen la palabra o la última palabra sobre alguna materia. Son ejemplo de esto el puesto de presidente de la República, presidente del Directorio, etc. En cada caso, la persona titular del puesto está facultada por derecho propio para algún privilegio o poder.
Considerando los elementos que se señalan en la última parte de nuestra investigación, podemos entender esas conversaciones, sobre las prerrogativas del cargo, como aquellas que producen declaraciones en cuanto a quién se escuchará con compromiso al efectuar peticiones, promesas, afirmaciones y declaraciones en cuanto a quién se escuchará con compromiso al efectuar peticiones, promesas afirmaciones y declaraciones en ámbitos específicos. Dentro de una organización comercial podemos declarar que sólo el presidente tiene el poder de tomar decisiones sobre el comienzo de la producción de nuevos artículos. Esto significa que sólo al presidente se le escuchará cuando alguien pida comenzar la producción.
Para establecer una organización, deberemos hacer declaraciones de oficios a lo largo de un espectro muy amplio de conversaciones y posibles movimientos dentro de las conversaciones. Por ejemplo, deberemos declarar quién está facultado para efectuar solicitudes de fondos, quién tiene el poder para prometer fondos, quien tiene la capacidad de juzgar el desempeño de los empleados, quien tiene poder para hacer promesas a otras organizaciones o individuos en las diferentes áreas (financiera, legal etc.).
Además de declarar quién esta facultado para hacer peticiones, declaraciones, etc, nosotros declararemos de quién es el deber de realizar las acciones solicitadas y de convertir las declaraciones en posibilidades de acción. Como ocurre en las discusiones cotidianas de índole política, nosotros asignamos deberes a los ciudadanos, a los burócratas etc, de modo que aquí declaramos que hay personas específicas (o personas que ocupan cargos específicos) responsables de las acciones producidas en las conversaciones. Un arreglo en el cual las personas quedan en libertad de declinar o aceptar cualquiera o todas las solicitudes que se les hacen, no es una organización. Las declaraciones proporcionan la estabilización de los roles, esto es, aceptaciones normales de peticiones recurrentes en ámbitos recurrentes. Solamente mediante dichas declaraciones se podrá convertir en el deber de alguien la tarea de informar semanalmente sobre niveles de stock, contestar al teléfono, etc.
Problemas recurrentes
Para hacer tales declaraciones, necesitamos identificar las áreas de los problemas recurrentes en la actividad en que se involucrará nuestra organización. Una organización comercial tendrá problemas recurrentes en áreas financieras que exigen el oficio de contador; las áreas legales requerirán, el oficio de abogado o de asesor legal; en el área de salud, en la que podemos declarar el oficio de nutricionista, o enfermera etc. La organización también tendrá problemas recurrentes en la comunicación de peticiones y promesas y en asegurar el cumplimiento de las promesas, esto es, en el área de mantener el escuchar de solicitudes recurrentes, promesas, declaraciones y afirmaciones que conforman el día normal de trabajo. Con este fin podemos declarar las atribuciones y funciones específicas de los gerentes.
Estas declaraciones de oficios y responsabilidades no estarán necesariamente formuladas en memorandos o documentos oficiales. Podemos construirlas, por ejemplo, en la propia estructura física de la organización. Las personas que se hacen solicitudes y promesas mutuas estarán ubicadas en lugares cercanos entre sí. Las personas que comparten el desarrollo de nuevas posibilidades dentro de la organización también pueden compartir un espacio físico de trabajo. En general, el diseño físico de las oficinas y edificios de la organización se ajustará a las líneas de conversaciones recurrentes dentro de la organización. Al decidir quién trabaja y en qué oficina, estamos haciendo declaraciones políticas sobre las clases de conversaciones que serán posibles o imposibles en la organización.
Estados de ánimo
Las declaraciones de índole política, menos formales, también se hacen en un diseño físico. Una declaración política que se debe hacer es aquella referida al tono de las conversaciones que tendrán lugar: ánimo cálido, amistoso; ánimo fríamente eficiente, animo de abierta exploración, etc. Estos estados de ánimo se hacen valer mediante declaraciones escritas. Por otro lado, mediante los ambientes físicos, los estados de ánimo se hacen perceptibles y actúan más efectivamente. El diseño y la disposición de las salas de reunión, antesalas, pasillos, mobiliario de oficina e instalaciones comunes (tales como salas de descanso y áreas de estacionamiento) determinan el diseño político de las organizaciones. Estos elementos pueden impulsar inhibir ciertas conversaciones recurrentes.
Ámbitos de posibilidades y compromisos
La definición de funciones y el diseño de conversaciones recurrentes constituyen una dimensión política de la organización. Esa dimensión es relativamente formal en comparación con la segunda dimensión que podemos discutir a continuación. Una organización no sólo se mantiene unida mediante patrones de conversación recurrentes, sino también por el escuchar del trasfondo compartido. El fenómeno que señalamos es lo que se suele denominar una cultura o un conjunto de valores y creencias. Nuevamente interpretamos el fenómeno desde el punto de vista lingüístico; el fenómeno al cual apuntan estos términos es el escuchar el trasfondo de los participantes en una organización con el propósito de unificar declaraciones concernientes al ámbito de posibilidades y compromisos dentro del cual opera la organización.
Estas declaraciones obligan y dan sentido a las conversaciones que producen la acción y las conversaciones que producen posibilidades u oportunidades en el interior de la organización. Los miembros de una organización comercial comprenden que su organización es una organización con fines de lucro. Vale decir, que en sus conversaciones ellos dan por sentado la declaración de trasfondo de que sus acciones deben producir ingresos, directa o indirectamente, a la organización. Por supuesto, ellos escuchan también declaraciones índole más específica. El lema de una organización al tratar de establecer su identidad puede lograr que sus participantes escuchen declaraciones de trasfondo. Por ejemplo, el lema de la empresa DuPont es “mejores cosas para vivir mejor a raves de la química”. Esta declaración limita claramente la clase de conversaciones que se pueden tener dentro de una organización. Esta declaración de trasfondo no es coherente con la proposición de proyectos de investigación sobre cultivos orgánicos. Pero al mismo tiempo, la declaración permite a sus participantes abrir diferentes posibilidades, plantear preguntas sobre qué innovaciones químicas podrían producir, qué mejoras, y en qué áreas de problemas recurrentes en la vida. El lema no abre la posibilidad de investigar los cultivos orgánicos, pero si revela la posibilidad de investigar productos químicos que sirvan para limpiar los derrames de petróleo.
Las declaraciones de trasfondo producen el escuchar recurrente de un ámbito especifico de posibilidades. Proporcionan el tema sobre el cual se ocuparán, en última instancia, las conversaciones dentro de una organización. No se deben confundir estas declaraciones con las metas u objetivos. Las organizaciones pueden anunciar metas u objetivos específicos, pero estos en sí mismos sólo surgen de la declaración más fundamental de un ámbito de posibilidades. Cuando la empresa DuPont anuncia (internamente o en forma pública) que existe para producir “mejores cosas para vivir mejor a través de la química”, no se está fijando una meta. Está demarcando un ámbito de conversaciones para sí mismo. Hace una declaración acerca de qué tipo de proyectos considerará posible emprender y da una pauta para el desarrollo de estos proyectos. En efecto, DuPont expresa que ese es el terreno en el cual trabajará: aquel que sugiere su lema.
Proyectos
Ahora bien, una vez que la organización ha identificado su dominio de posibilidades, formulará proyectos específicos. A diferencia de la declaración de su ámbito de posibilidades, la especificación de un proyecto requiere un lenguaje de acción y de condiciones de satisfacción; el proyecto es algo muy definido que podemos emprender a través de las acciones x, y y z, que estarán terminadas cuando se hayan satisfecho las condiciones a, b y c. La declaración de un ámbito de posibilidades no tiene este carácter definido. Su función es abrir oportunidades para proyectos, no para unos proyectos determinados. El proyecto es una actividad específica, un conjunto específico de conversaciones que producen acción en un periodo determinado. La declaración de ámbitos de posibilidades produce el trasfondo necesario para la vida continuada de una organización, trasfondo que proporciona la posibilidad de formular los proyectos específicos y acciones especificas.
Observemos nuevamente que no estamos refiriéndonos a un fenómeno oficial. Lo que resulta crucial para la organización no es el hecho de que esta produzca un organigrama o un documento titulado “Declaración de ámbito de posibilidades”. Lo que sí es vital es que quienes participan en la organización escuchen las declaraciones de las funciones de cada uno, así como una declaración de un espacio de posibilidades donde sus conversaciones diarias tengan lugar en un trasfondo que contenga esas declaraciones políticas esenciales. Los organigramas y otros documentos oficiales pueden o no producir este efecto de escuchar penetrante y unificador. Un documento, aunque exista, no garantiza un resultado eficaz, por ejemplo, para dar orientaciones, realizar reuniones, rituales periódicos de la organización, etc. Las declaraciones fundamentales pueden ser incorporadas de otra manera: verbalmente (por ejemplo, en el ritual de celebración de la organización), en el diseño físico, a través de figuras heroicas dentro de la organización, por nombrar algunas posibilidades.
Estas declaraciones políticas fundamentales producen la identidad y unidad de la organización. Las declaraciones de funciones entregan una estructura para los patrones recurrentes de conversación en cuyo contexto se ejecutan las cosas; entregan una forma regular y confiable de operar con peticiones o promesas que se siguen unas a otras. Las declaraciones de ámbitos de posibilidades producen un trasfondo compartido, a partir del cual cada miembro de la organización puede participar en la misma gran conversación. Cada participante entiende su conversación específica como pate de la realización de este ámbito fundamental de posibilidades que identifican a la organización. Esta no es un grupo de individuos cuyas acciones caen dentro y fuera de la coordinación, desde una a otra conversación. Es una entidad individual cuya continuidad en el tiempo ya se ha producido en sus declaraciones políticas.
Poder
Por supuesto que esta discusión sobre declaraciones políticas nos conduce a otro interrogante: ¿quién tiene el poder de hacer declaraciones políticas que den identidad, unidad y dirección a una organización? Todavía no responderemos a esta pregunta. No obstante, antes de que hablemos sobre el poder, es preciso que conversemos con respecto a nuestra comprensión automática de las organizaciones y acerca de la estructura de las organizaciones.
